¿Qué es la Entregabilidad?

Cuando envías campañas de email marketing los proveedores de cuentas de email como Gmail, Outlook o Yahoo! harán todo lo posible por cuidar a sus usuarios evitándoles el mal momento de recibir correos que no pidieron ni les interesa. Para esto tienen sofisticados mecanismos anti-spam.

La métrica que mide que porcentaje de tus emails que llegan al Inbox de tus contactos se llama Entregabilidad. Si sigues las buenas prácticas de email marketing, tus mails llegarán al inbox, pero si lo haces de la forma equivocada, es probable que terminen en la carpeta de Spam. O peor aún, que tus mails sean totalmente bloqueados por los proveedores de cuentas de email.

Para evitar entrar en Spam hay una serie de acciones y mejores prácticas que se deben seguir. WoowUp se ocupará de resolver algunas de ellas pero debes saber que las que más peso tienen dependen de ti.

¿Por qué es tan importante la entregabilidad?

Cuanto mejor sea tu reputación como enviador de mails ante los proveedores de casillas de email, más alta será tu tasa de entregabilidad y por lo tanto tus mails llegarán al inbox de tus contactos.

Si bien existen múltiples variables que forman tu reputación, la más importante, es que tus contactos abran tus correos, los lean y hagan click en sus links. Esa es la prueba fundamental para los proveedores de cuentas de email de que sus usuarios (tus contactos) querían recibir tus correos.

👉 Envía contenido relevante en tus campañas y nunca entrarás al Spam

Desafortunadamente esto es algo que muchas veces los profesionales de marketing suelen recordar solo una vez que están en problemas, con sus correos llegando a la carpeta de Spam. Si bien es algo que se puede corregir, suele tomar tiempo, varias semanas sino meses.

Complaints, Spam traps, mails inválidos y Blacklist

Complaints (quejas, Spam)

Es una de las peores señales para los proveedores de email. Ocurren cuando uno de tus receptores marca tu correo como Spam. Un porcentaje de complaints mayor al 0.3% es considerado alto y pueden llevarte a tener una tasa de entregabilidad baja.

👉 Siempre revisa la tasa de complaints en cada una de tus campañas.

Spam traps

Estas son casillas de email viejas y en desuso que nunca debieran recibir un correo tuyo. Los proveedores de email mantienen un grupo de estas cuentas como “trampas” para detectar si estás o no manteniendo una base de datos limpia.

👉 Intenta excluir de tus envíos a los receptores que no han abierto tus mails por un período largo. Y nunca cargues correos que no sepas con certeza que son de receptores reales que están esperando recibir tus correos.

Mails inválidos

Si envías regularmente una alta tasa de correos a mails inválidos, es también una señal para los proveedores de cuentas de email que no estás manteniendo saludable tu base de receptores.

👉 Una tasa de rebotados (o bounces) superior al 3% se considera alta y puede dañar seriamente tu reputación como enviador de mails.

Blacklist

Si envías muchos correos a Spam traps o tienes muchos complaints, puedes entrar en una Blacklist. Estas son listas que los proveedores de cuentas de emails consultan para saber qué enviadores de email deben filtrar. En este caso, tus correos serán rebotados mientras estés en esta lista.

👉 No todas las blacklists tienen el mismo peso. Para vigilar si estás en una blacklist de peso, te sugerimos consultar en Spamhaus ingresando tu dominio. Si te encuentras en esta lista, deberás seguir las instrucciones que allí indican para que te remuevan.

¿Cómo mejorar la tasa de Entregabilidad?

Para enviar campañas de email marketing con una alta tasa de Entregabilidad deberás seguir estos pasos:

Autentica tu dominio

El objetivo principal de esta autenticación es:

Detectar mensajes y dominios falsificados para evitar la suplantación de identidades y otras actividades fraudulentas.
Dar a los proveedores de cuentas de email un mecanismo para que autentiquen que los correos que dicen ser de tu dominio, realmente son de tu dominio.
Evitar que alguien cometa fraudes con tu marca, también es importante para ti porque los proveedores de cuentas de email confían más en los dominios de email autenticados y esto colabora a que tus correos lleguen al Inbox.

Para esto existen tres protocolos que se pueden configurar: DKIM, SPF y DMARC.

WoowUp te permitirá configurarlos, esto te dará un nivel de autenticación máximo.

Conoce el paso a paso en el siguiente artículo:

¿Cómo configurar tu dominio para envíos?

❗Esta es una tarea técnica que debe ser realizada por un profesional de TI con acceso al DNS.

Opcional: Verificación visual (BIMI) - Mostrando el logo en tus emails

BIMI o Brand Inidicators for Message Identification es un protocolo que agrega tu logo a los emails autenticados que envías cuando los contactos los ven en su Inbox. Con esta verificación visual simple, tus contactos pueden reconocer tu marca y confiar en los mensajes que envías.

En este link de nuestro Help puedes ver como configurar BIMI en tu cuenta: click aquí

Sigue las buenas prácticas de email marketing

Sin dudas, el peso más importante en la reputación de tu dominio y en la entregabilidad está en que sigas las buenas prácticas. Recuerda que lo más importante para los proveedores de casillas de correo es que sus usuarios reciban mails que realmente desean.

Aquí te compartimos cuáles son las mejores prácticas:

Utiliza la funcionalidad Openers y Frequency Cap
La funcionalidad Openers filtra automáticamente a los contactos que no abren tus correos para evitar que tu reputación como enviador de mails se vea afectada. Conoce en detalle cómo funciona Openers en este artículo.
El filtro Frequency Cap te ayuda a que tu calendario de campañas y las reglas automáticas de envío no sobre-contacten a un contacto. Por ejemplo, puedes configurar que un contacto no reciba más de un correo a la semana.
Conoce en detalle cómo funciona Frequency Cap en este artículo.

❗ Openers y Frequency Cap vienen activas por defecto y sugerimos que queden así. Cuando envías una campaña, puedes indicar que no tome en cuenta estos filtros, pero siempre manéjalo con sumo cuidado, recuerda que tu reputación es la que está en juego.

👉 En algunas campañas automáticas es aconsejable desactivar Frenquency CAP. Por ejemplo, Carrito abandonado o Remarketing (por lo general estos son mensajes que necesitas que lleguen igualmente a tus contactos).

Optimiza tus mensajes para Relevancia
Evita enviar tus campañas a toda la base. Aunque resulte muy tentador enviar un newsletter a todos tus contactos, esta acción no resulta una buena práctica frente a los proveedores de correo.
Si envías una campaña a 10.000 contactos y de ellos 9.000 no abren el correo, y además tienes estos resultados en forma recurrente, es posible que termine afectando tu reputación, la tasa de entregabilidad y finalmente tus resultados de negocio.
👉 Siempre optimiza tus campañas para maximizar la relevancia. Los proveedores de casillas de email deben ver que tus contactos abren, leen y clickean tus mails. Tus mensajes deben ser relevantes para cada uno de ellos, envíales contenido que valoren.

Segmenta tu base

Envía tus campañas a los contactos que realmente les pueda resultar de interés. Segmentar es utilizar los datos de tu CRM para definir el grupo de contactos que recibirá tu mensaje.

Ejemplos:

Si tienes una promoción con las tarjetas de crédito de un banco, envía el mensaje al segmento de clientes que utilizan dichas tarjetas (quienes no utilizan esas tarjetas no encontrarán valor en tu mensaje).
Si vendes productos para mascotas, envía promociones de productos para cachorros al grupo de clientes que tienen un perro cachorro (quienes no tengan un perro cachorro no encontrarán valor en tu mensaje).
Si vendes indumentaria, envía promociones de ropa oversize solo a los clientes que suelen comprar este mismo estilo (quienes compran productos de otro estilo no encontrarán valor en tu mensaje).

👉 Cuánto más específico sea tu segmento, más relevante será tu mensaje, un % mayor del segmento abrirá, leerá y clickeará tu mail. Por lo tanto tu reputación y entregabilidad serán más altas.

En WoowUp te ofrecemos un poderoso segmentador, en el siguiente artículo encontrarás más detalle: ¿Como crear un segmento?

Utiliza tácticas automatizadas

Cuando tu estrategia está basada mayoritariamente en el envío de newsletters, pierdes el control del mensaje que ofreces a tu cliente a lo largo del tiempo. Generalmente los newsletters no suelen tener un hilo conductivo sino que son mensajes individuales que no guardan correlación con el anterior o el próximo.

Emplea tácticas automatizadas, las encontrarás en nuestro módulo de Campañas, las mismas están pensadas acompañar al cliente a lo largo del tiempo para aumentar las probabilidades de que vuelva a comprar.

Ejemplo:

Si vendemos productos para mascotas, podemos tener una táctica automatizada para lograr que los nuevos clientes que tienen un perro cachorro hagan su segunda compra y se conviertan en clientes recurrentes.

👉 Los mensajes que componen una táctica son, en su promedio, más relevantes para tus clientes comparados con el newsletter, tienen mejores indicadores, por lo tanto tu reputación y entregabilidad serán altas.

En WoowUp sugerimos tener una estrategia de Marketing basada en tácticas automatizadas complementadas por un calendario de newsletters con una frecuencia razonable.

Envía contenido personalizado

La personalización hace que tus mensajes sean mucho más relevantes. Personalizar quiere decir que el asunto y/o el contenido del mensaje serán a la medida de cada uno de tus contactos.

Ejemplo:

Si vendes sábanas y uno de tus clientes tiene una cama tamaño King, puedes hacer que el asunto diga “Jorge, aprovecha estas ofertas en sábanas king”. Este mensaje es mucho más potente que el asunto general “Ofertas en sábanas”.

Si dentro del correo tu cliente encuentra sábanas de tamaño King para su cama, sentirá el mensaje mucho más relevante que si ve sábanas de todos los tamaños. En cambio si dentro del mensaje encuentra sábanas de todos los tamaños menos de tamaño King, sentirá que el mensaje no es nada relevante para él.

Conoce cómo personalizar tus campañas añadiendo distintos tipos de filas en este artículo: Tipos de filas de recomendación

Prepararse para comenzar

Subir la lista de bounces, unsubscribed y complaints de tu software de email anterior
Sube a WoowUp la lista de mails con rebotes, desuscripciones y quejas de tu software de email anterior para asegurarte que no los contactes desde tus campañas de WoowUp y comiences con una base limpia. En esta nota te explicamos cómo subir tu base con la contactabilidad deshabilitada: click aquí

Si también tienen una blacklist (son los mails que no quieres que reciban tus comunicaciones y NO están en tu base), debes subirla a la blacklist de tu cuenta en WoowUp. En esta nota de nuestro help se explica cómo subir la lista a la black list de emails: click aquí
Limpiar la base de emails
Sube a WoowUp solo mails de contactos que te han autorizado a contactarlos y estés 100% segura que el email es válido. Si no estás seguro te sugerimos usar un software de limpieza de emails para limpiar tu base antes de subirla a WoowUp. Existen varias aplicaciones, por ejemplo Zerobounce.
Revisar Opt-in en tu ecommerce
Usualmente cuando un contacto se registra tiene una casilla donde te indica si acepta o no recibir mails de tu marca y se la conoce como Opt-in. Asegúrate que esta casilla esté disponible para tus contactos. La práctica recomendada dice que esta se le muestra desmarcada para que deba activarla expresando que genuinamente quiere recibir tus comunicaciones.

La integración de WoowUp con los principales ecommerce toma el dato del Opt-in para habilitar (o no) el envío de comunicaciones a los contactos.
Warm Up
Cuando comienzas a enviar mails con un nuevo software de envío de emails, los proveedores de casillas de emails pueden detectarlo como una actividad sospechosa y hacer que tus mails caigan en el Spam.

La forma de evitar esto es tener un plan de envíos donde comienzas con muy poquito volumen y vas subiendo en forma escalonada hasta llegar al volumen de envíos que tienes pensado. Esto se llama WarmUp.

Antes de comenzar con el WarmUp asegúrate de haber cumplido con todo lo explicado en esta guía anteriormente: tener el dominio autenticado, la base limpia, no tener tasas de bounces ni complaints mayores a los indicados. De lo contrario pones en riesgo tu reputación como enviador y es posible que tus correos sean considerados spam.

En esta nota de nuestro help te explicamos como hacer el WarmUp: click aquí

Supervisa regularmente las métricas de entregabilidad

Desde que comienzas con el WarmUp y posteriormente en forma diaria, revisa tus métricas de entregabilidad. De esta forma, si pasa algo estarás a tiempo para corregirlo sin poner en riesgo tu reputación de enviador.

Cómo supervisar las métricas en WoowUp

Desde el menú Analytics > Marketing > Reporte de campañas, accedes al reporte de campañas donde puedes consultar el Open rate, CTOR, Bounce rate, Unsubscribe Rate y Complaints Rate de cada una de tus campañas:

El reporte de campañas se actualiza al final del día.

En el Dashboard de Campañas, encontrarás el Reporte individual de cada una donde verás los mismos indicadores:
En el menú Analytics > Marketing > Relacionamiento por email puedes ver el reporte de relacionamiento por email. En la parte inferior tienes una sección donde puedes seguir la evolución del Open Rate y el CTOR en los últimos 24 meses:

El reporte de relacionamiento por email se actualiza al final del día.

¿Qué hacer si tus métricas no son buenas?

Si las métricas de un newsletter están en la franja para mejorar, Crítica o si ves que tus métricas generales de envío van bajando mes a mes, debes revisar lo siguiente:

¿Están activas las funcionalidades Openers y Frequency Cap? Si no lo están, es posible que estés contactando a personas que han dejado de mostrar interés en tus newsletters.
¿Está bien definido tu segmento? Recuerda que el contenido del newsletter debe ser algo que ellos encuentren valioso. Prueba ajustar mejor los filtros en la segmentación en tu próximo envío.
¿Es adecuada la frecuencia? No sobreexpongas a tus contactos a mensajes de tu marca. Esto hará que dejen de interactuar con tus newsletters. Prueba diferentes frecuencias hasta encontrar la que funciona.
¿El asunto es relevante? Si envías un asunto muy genérico puede que termine siendo contraproducente y pocos contactos vean tu correo. Es preferible segmentar mejor y ser más relevante en el asunto.
¿El contenido está personalizado? Utiliza las herramientas de WoowUp para que el contenido esté personalizado automáticamente para cada uno de tus clientes.

Métricas: qué valores son buenos y qué valores ponen en riesgo la reputación de tu dominio

En la siguiente tabla te mostramos los valores críticos y los deseables para cada una de las métricas que debes supervisar. Asegúrate que tus métricas estén cerca o superen la Franja Deseada y nunca bajen a la Franja Crítica.

Franja	Open Rate	CTOR	Bounces	Unsubscribe	Complaints
Deseada	> 25%	> 5%	< 1%	< 0.1%	< 0.1%
Para mejorar	Entre 10% y 25%	Entre 3% y 5%	Entre 1% y 3%	Entre 0.1% y 0.5%	Entre 01% y 0.3%
Crítica	< 10%	< 3%	> 3%	> 0.5%	> 0.3%

Cuando las cosas van mal: Modo protegido

¿Qué es Modo protegido?

WoowUp está permanentemente supervisando tus métricas de envío y es posible que nuestro algoritmo tome la decisión de poner tu cuenta de envío en Modo Protegido a fin de evitar que los proveedores de casilla de emails califiquen tus correos como SPAM.

Si tu cuenta entra en Modo Protegido, no podrás enviar correos. Inmediatamente recibirás un mensaje alertándote de la situación y los pasos que debes seguir para mejorar tus indicadores.

¿Qué hacer si tu cuenta entra en Modo protegido?

Si sucede por una alta tasa de bounces, esto es lo que debes hacer:

No subas importaciones con correos electrónicos de los que no estás segura 100% que son válidos y las personas te han autorizado a contactarlas. En el caso que lo hayas hecho por error, debes limpiar la base. Puedes actualizar el dato Comunicación habilitada (email) = deshabilitado para evitar que sean incluidos en tus correos.
Supervisa tus métricas de envío de email diariamente.
Deja activa la funcionalidad Openers y Frequency Cap para dejar de enviar correo a contactos que no muestran interés.
En general, sigue las mejores prácticas que sugerimos en esta guía.

Si sucede por una alta tasa de complaints (spam), esto es lo que debes hacer:

Supervisa tus métricas de email diariamente.
Deja activa la funcionalidad Openers y Frequency Cap para dejar de enviar correo a contactos que no muestran interés.
Sigue las mejores prácticas que sugerimos en esta guía.

👉 Si necesitas ayuda, o ya has seguido los pasos para corregir el Modo protegido puedes contactar a tu Account Manager, o a nuestro equipo de soporte a través del chat o escribiendo al correo [email protected], informando los ajustes que has hecho. Nosotros evaluaremos las acciones realizadas y quitaremos a tu cuenta de modo protegido (estas revisiones se hacen de Lunes a Viernes de 10 a 18hs hora de Argentina)