Lo primero que debes saber cuando envías campañas de email marketing, es que los proveedores de cuentas de email como Gmail, Outlook o Yahoo! harán todo lo posible por cuidar a sus usuarios evitándoles el mal momento de recibir correos que no pidieron ni les interesa. Por eso tienen sofisticados mecanismos anti-spam.

Para evitar entrar en Spam hay una serie de acciones y mejores prácticas que se deben seguir. WoowUp se ocupará de resolver algunas de ellas pero debes saber que las que más peso tienen dependen de ti.

La métrica que mide que porcentaje de tus emails llegan al Inbox de tus consumidores se llama Entregabilidad. Si sigues las buenas prácticas de email marketing, tus mails llegarán al inbox. Pero si lo haces de la forma equivocada, es probable que terminen en la carpeta de Spam. O peor aún, que tus mails sean totalmente bloqueados por los proveedores de cuentas de email.

Cuanto mejor sea tu reputación como enviador de mails ante los proveedores de casillas de email, más alta será tu tasa de entregabilidad y por lo tanto tus mails llegarán al inbox de tus consumidores.

Y si bien existen múltiples variables que forman tu reputación, la más importante, es que tus consumidores abran tus correos, los lean y hagan click en sus links. Esa es la prueba fundamental para los proveedores de cuentas de email de que sus usuarios (tus consumidores) querían recibir tus correos.

Desafortunadamente esto es algo que muchas veces los profesionales de marketing suelen recordar solo una vez que están en problemas, con sus correos llegando a la carpeta de Spam. Si bien es algo que se puede corregir, suele tomar tiempo, varias semanas sino meses.

Nada mejor entonces que comenzar con el pie derecho para evitar problemas futuros.

Los Complaints (o quejas) es una de las peores señales negativas para los proveedores de email. Ocurren cuando uno de tus consumidores marca tu correo como Spam. Tasas de complaints mayores a 0,1% son consideradas altas y pueden llevarte a tener una tasa de entregabilidad baja.

👉 Siempre revisa la tasa de complaints en cada una de tus campañas.

Los Spam traps son casillas de email viejos y en desuso que nunca debieran recibir un correo tuyo. Los proveedores de email mantienen un grupo de estas cuentas como “trampas” para detectar si estás o no manteniendo una base de datos limpia.

👉Evita los spam traps eliminando de tus envíos consumidores que no han abierto tus mails por un período largo. Y nunca subas mails que no sepas con certeza que son de consumidores reales que están esperando recibir tus correos.

Si envías regularmente una alta tasa de correos a mails inválidos, es también una señal para los proveedores de cuentas de email que no estás manteniendo saludable tu base de consumidores.

👉Una tasa de rebotados (o bounces) superior al 0.3% se considera alta y puede dañar seriamente tu reputación como enviador de mails.

Si envías muchos correos a Spam traps o tienes muchos complaints, puedes entrar en una Blacklist. Estas son listas que los proveedores de cuentas de emails consultan para saber qué enviadores de email deben filtrar. En este caso, tus correos serán rebotados mientras estés en esta lista.

👉No todas las blacklists tienen el mismo peso. Para vigilar si estás en una blacklist de peso, te sugerimos consultar en Spamhaus ingresando tu dominio. Si te encuentras en esta lista, deberás seguir las instrucciones que allí indican para que te remuevan.

Para enviar campañas de email marketing con una alta tasa de Entregabilidad deberás seguir una serie de pasos:

Alguien con malas intenciones y un poco de conocimiento técnico podría intentar enviar correos (spam, phishing) simulando que fueron enviados desde tu dominio. Es por esto que existe el mecanismo de autenticación de dominio.

El principal objetivo de la autenticación de dominio es detectar mensajes y dominios falsificados para evitar la suplantación de identidades y otras actividades fraudulentas.

Al hacerlo, le estás dando a los proveedores de cuentas de email un mecanismo para que autentiquen que los correos que dicen ser de tu dominio, realmente son de tu dominio. Además de evitar que alguien cometa fraudes con tu marca, también es importante para ti porque los proveedores de cuentas de email confían más en los dominios de email autenticados y esto colabora a que tus correos lleguen al Inbox.

Para esto hay tres protocolos que se pueden configurar: DKIM, SPF y DMARC.

WoowUp te permitirá que configurar los tres y te darán un nivel de autenticación máximo.

Conoce el paso a paso en el siguiente artículo:

BIMI o Brand Inidicators for Message Identification es un protocolo que agrega tu logo a los emails autenticados que envías cuando los consumidores los ven en su Inbox. Con esta verificación visual simple, tus consumidores pueden reconocer tu marca y confiar en los mensajes que envías.

En este link de nuestro Help puedes ver como configurar BIMI en tu cuenta: click aquí

Sin dudas, el peso más importante en la reputación de tu dominio y en la entregabilidad está en que sigas las buenas prácticas. Recuerda que para los proveedores de casillas de correo, lo más importante es que sus usuarios reciban mails que realmente quieren.

Aquí te compartimos cuáles son las mejores prácticas:

WoowUp te da la funcionalidad Openers, que automáticamente filtra de tus envíos a los consumidores que no abren tus correos para evitar que tu reputación como enviador de mails se vea afectada. Conoce en detalle como funciona Openers en este artículo.

El filtro Frequency Cap te ayuda a que tu calendario de campañas y las reglas automáticas de envío no sobre-contacten a un consumidor. Por ejemplo, puedes configurar que un consumidor no reciba más de un correo a la semana. Conoce en detalle como funciona Frequency Cap en este artículo.

💡 La funcionalidad Openers y Frequency Cap vienen activas y sugerimos que quede así. Cuando envías una campaña, puedes indicar que esta no tome en cuenta estos filtros pero manéjalo con sumo cuidado, recuerda que tu reputación es la que está en juego

💡 En algunas campañas automáticas es aconsejable desactivar Frenquency CAP. Por ejemplo, Carrito abandonado o remarketing son mensajes que quieres que igual les llegue a tus clientes a pesar de que hayan recibido hace poco un newsletter.

Es muy tentador enviar un newsletter a toda la base, después de todo es fácil y rápido de hacer. Pero si envías una campaña a 10,000 consumidores y 9,000 no abren tu correo, cómo piensas que verán esta acción los proveedores de casilla de email? Y si además tienes estos resultados en forma recurrente, es posible que termine afectando tu reputación, la tasa de entregabilidad y finalmente tus resultados de negocio.

👉 Siempre optimiza tus campañas para maximizar la relevancia. Los proveedores de casillas de email deben ver que tus consumidores abren, leen y clickean tus mails. Tus mensajes deben ser relevantes para cada uno de ellos, envíales contenido que valoren.

Y la forma que sugerimos para que lo consigas es a través de tres pilares: Segmentar, favorecer una estrategia basada en tácticas automatizadas y finalmente enviar contenido personalizado.

A continuación las explicamos en detalle:

Envía tus mensajes a los consumidores que realmente les pueda resultar de interés. Segmentar es usar los datos de tu CRM para definir el grupo de consumidores que recibirá tu mensaje.

Algunos ejemplos:

- Si tienes una promoción con las tarjetas de crédito de un banco, envía el mensaje al segmento de tus clientes que tienen dichas tarjetas. Por el contrario, quienes no tengan dichas tarjetas no encontrarán valor en tu mensaje.

- Si vendes productos para mascotas, a tus clientes que tienen un perro cachorro envíales productos para perro cachorro. Por el contrario, quienes no tengan un perro cachorro no encontrarán valor en tu mensaje.

- Si vendes indumentaria, a tus clientes que compran ropa oversized envíales este estilo. Por el contrario, si les envías ropa de silueta entallada no encontrarán valor en tu mensaje.

Cuánto más específico sea tu segmento, más relevante será tu mensaje, un % mayor del segmento abrirá, leerá y clickeará tu mail y por lo tanto tu reputación y entregabilidad serán más altas.

Para esto WoowUp te provee un poderoso segmentador, puedes consultar el siguiente artículo para sacar provecho de él: ¿Como crear un segmento?

Cuando tu estrategia está basada mayoritariamente en el envío de newsletters, pierdes el control de qué le estás contando a tu cliente a lo largo del tiempo. Generalmente los newsletters no suelen tener un hilo conductivo sino que son mensajes individuales que no guardan correlación con el anterior o el próximo.

Cuando hablamos de tácticas automatizadas, hacemos referencia a una serie de mensajes que previamente hemos pensado para acompañar al cliente a lo largo del tiempo maximizando la probabilidad de que vuelva a comprar.

Por ejemplo, si vendemos productos para mascotas, pudiéramos tener una táctica automatizada para lograr que los nuevos clientes que tiene un perro cachorro hagan su segunda compra y se conviertan en clientes recurrentes.

Los mensajes que componen una táctica son, en su promedio, más relevantes para tus clientes comparados con el newsletter, tienen mejores indicadores, por lo tanto tu reputación y entregabilidad serán altas.

En WoowUp sugerimos tener una estrategia de Marketing basada en tácticas automatizadas que coexista complementado por un calendario de newsletters que tenga una frecuencia razonable.

WoowUp te permite crear tácticas automatizadas y medir su rendimiento.

La personalización hace que tu mensaje sea mucho más relevante. Personalizar quiere decir que el asunto y/o el contenido del mensaje serán a la medida de cada uno de tus consumidores.

Por ejemplo, si vendes sábanas y tienes un cliente que tiene una cama tamaño King, que el asunto diga “Jorge, aprovecha estas ofertas en sábanas king” es mucho más potente que el asunto general “Ofertas en sábanas”.

Siguiendo con el ejemplo, si dentro del mail tu cliente encuentra sábanas de tamaño King para su cama, sentirá el mensaje mucho más relevante que si ve sábanas de todos los tamaños. En cambio si dentro del mensaje encuentra sábanas de todos los tamaños menos de tamaño King, sentirá que el mensaje no es nada relevante para él.

WoowUp te provee diferentes herramientas para personalizar tus mensajes.

Sube a WoowUp la lista de mails con rebotes, desuscripciones y quejas de tu software de email anterior para asegurarte que no los contactes desde tus campañas de WoowUp y comiences con una base limpia. En esta nota te explicamos como subir tu base con la contactabilidad deshabilitada. click aquí

Si también tienen una blacklist (son los mails que no quieres que reciban tus comunicaciones y NO están en tu base), debes subirla a la blacklist de tu cuenta en WoowUp. En esta nota de nuestro help se explica como subir la lista a la black list de emails: click aquí

Sube a WoowUp solo mails de consumidores que te han autorizado a contactarlos y estés 100% segura que el email es válido. Si no estás segura te sugerimos usar un software de limpieza de emails para limpiar tu base antes de subirla a WoowUp. Existen varias aplicaciones, por ejemplo Zerobounce.

Usualmente el consumidor cuando se registra tiene una casilla donde te indica si acepta o no recibir mails de tu marca y se la conoce como Opt-in. Asegúrate que esta casilla esté disponible para tu consumidor. La práctica recomendada dice que esta se le muestra desmarcada a tu consumidor para que deba expresamente activarla expresando que genuinamente quiere recibir tus comunicaciones.

La integración de WoowUp con los principales eCommerce toma el dato del Opt-in para habilitar o no el envío de comunicaciones a los consumidores.

Cuando comienzas a enviar mails con un nuevo software de envío de emails, los proveedores de casillas de emails pueden detectarlo como una actividad sospechosa y hacer que tus mails caigan en el Spam.

La forma de evitar esto es tener un plan de envíos donde comienzas con muy poquito volumen y vas subiendo en forma escalonada hasta llegar al volumen de envíos que tienes pensado. Esto se llama Warm Up.

Antes de comenzar con el WarmUp asegúrate de haber cumplido con todo lo explicado en esta guía anteriormente: tener el dominio autenticado, la base limpia, no tener tasas de bounces ni complaints mayores a los indicados. De lo contrario pones en riesgo tu reputación como enviador y es posible que tus correos sean considerados spam.

En esta nota de nuestro help te explicamos como hacer el Warm Up: click aquí

Desde que comienzas con el WarmUp y posteriormente en forma diaria, revisa tus métricas de entregabilidad. De esta forma, si pasa algo estarás a tiempo para corregirlo sin poner en riesgo tu reputación de enviador.

En la siguiente tabla te mostramos los valores críticos y los deseables para cada una de las métricas que debes supervisar. Asegúrate que tus métricas estén cerca o superen la Franja Deseada y nunca bajen a la Franja Crítica.

Desde el menú Analytics > Marketing > Reporte de campañas, accedes al reporte de campañas donde puedes consultar el Open rate, CTOR, Bounce rate, Unsubscribe Rate y Complaints Rate de cada una de tus campañas.

También desde el Dashboard de Campañas, en el listado de tus campañas tienes el botón Reporte para acceder al reporte individual de cada una de ellas. Ahí podrás ver los mismos indicadores:

Por último, desde el menú Analytics > Marketing > Relacionamiento por email puedes ver el reporte de relacionamiento por email. En la parte inferior tienes una sección donde puedes seguir la evolución del Open Rate y el CTOR en los últimos 24 meses.

Si las métricas de un newsletter están en la franja Para mejorar o Crítica o bien si ves que tus métricas generales de envío van bajando mes a mes, revisa lo siguiente:

¿Qué es el Modo protegido?

WoowUp está permanentemente supervisando tus métricas de envío y es posible que nuestro algoritmo tome la decisión de poner tu cuenta de envío en Modo Protegido a fin de evitar que los proveedores de casilla de emails califiquen tus correos como SPAM.

Si tu cuenta entra en Modo Protegido, no podrás enviar correos. Inmediatamente recibirás un correo alertándote de la situación y lo que debes hacer para volver a encaminar tus indicadores.

¿Qué hacer si entras en Modo protegido?

Si entras en modo protegido por alta tasa de bounces, esto es lo que debes hacer:

Si entras en modo protegido por alta tasa de complaints, esto es lo que debes hacer:

Recuerda que, si necesitas ayuda, siempre puedes contactar a tu Account Manager.