Cuando comienzas a enviar mails con un nuevo software de envío de emails, los proveedores de casillas de email (Gmail, Outlook, Yahoo, etc) pueden detectarlo como una actividad sospechosa y hacer que tus mails caigan en Spam.

La forma de evitar esto es tener un plan de envíos donde comienzas con muy poquito volumen y vas subiendo en forma escalonada hasta llegar al volumen de envíos usual que tienes pensado.

Durante el warmup les mostrarás a los proveedores de casillas de email que tus consumidores están esperando tus comunicaciones, es decir, qué abren, leen y clickean tus mails.

El warmup tiene un calendario de envíos diarios. Enviarás un newsletter (o envío One Shot) por día.

Comienzas el día 1 con un envío a 500 clientes, luego el día 2 con uno a 1000 y vas subiendo hasta llegar al volumen de envíos diarios usuales que planeas realizar.

En la siguiente tabla te compartimos el volumen diario sugerido:

Suponte que tu expectativa es tener un volumen de envío diario de 35.000 envíos, entonces tu warmup llegará hasta el día 6. En cambio si fuese de 150.000 envíos diarios, llegará hasta el día 8.

Ahora debes crear el plan y para eso deberás asignar a cada día los newsletters que enviarás junto con sus segmentos de clientes.

Es fundamental que pienses para cada segmento de cliente un newsletter con contenido que sea relevante para este grupo de consumidores. Recuerda que lo que los proveedores de casillas de email estarán auditando es que tus consumidores abran, lean y clickeen tus correos.

Por ejemplo, si vendes calzado deportivo, un segmento que puedes usar es el de Clientas runners que hayan hecho una compra en los últimos 4 meses. Y les puedes enviar un newsletter con una oferta para comprar un 2do par de calzado para correr. También puedes usar un segmento similar, el de Clientes hombres, runners, que hayan hecho una compra en los últimos 4 meses. Lo mismo con otras disciplinas (Clientes que juegan fútbol, Clientes que juegan tenis, Clientes que hacen outdoor).

Luego te queda completar el calendario de envíos del warmup. A continuación puedes ver un ejemplo:

En tu CRM seguramente tendrás clientes que tienen mail y se pueden contactar pero también tendrás de los otros. Para el Warmup solo trabajaremos con estos primeros, los contactables.

En WoowUp es muy simple. Tan solo debes editar el segmento, agregar el filtro Comunicación (Email) : Habilitada y actualizarlo para que quede guardado con esta nueva configuración.

Además excluiremos a los consumidores que no hayan mostrado actividad en los últimos 90 días. Por eso es importante que hayas cargado en WoowUp la información de clicks y de opens en de tu software de envíos de email anterior.

Usualmente para esto tendrás un TAG que se llama warmup-clickers y otro que se llama warmup-openers. Para usarlos debes editar el segmento agregar el filtro Tags y luego elegir warmup-clickers. Si el segmento resultante es más pequeño de lo que necesitas, puedes sumar también el tag warmup-openers.

Ahora que tienes armado el calendario de envíos, debes ajustar el tamaño de los segmentos para que representen el volumen diario que le corresponde.

Siguiendo el ejemplo anterior, el día 1 se deben enviar 500 mails pero es probable que el segmento Clientas runners que han comprado en los últimos 4 meses sea más grande, por ejemplo, que contenga 3500 clientes contactables.

Recuerda que, para saber cuántos clientes tiene un segmento, simplemente seleccionas un segmento y clickeas el botón Conteo de clientes (#).

IMPORTANTE: Para achicar el tamaño de un segmento, prioriza a tus contactos más activos, los que sepas que han hecho al menos un click en los últimos 30 días.

Es posible que incluso luego de priorizar por la activdad de tus contactos, debas seguir ajustando el tamañano de un semgento. En ese caso simplemente añade más filtros. Por ejemplo, podrías sumar el filtro Indicadores --> Ticket promedio > X$ para trabajar con las clientas que más gastan. O Indicadores --> Cantidad de tickets >= 2 para trabajar solo con clientas recurrentes. O Ultima venta --> Categoría --> "en" y filtrar solo clientas que hayan comprado alguna de esas categorías en su última compra. O bien, una combinación de todo esto.

Trabajando con los filtros llegarás a un numero similar al que buscas. Y aquí una aclaración importante: no es necesario que el número sea exactamente igual.

Si en vez de 500 es 289 o 701, no pasa nada. Lo importante en el warmup es que tu inicio con los envíos sea paulatino, cada día un poco más que el día anterior. Enfócate en eso y no en que el número coincida exactamente con la tabla.

Para los últimos días del warmup, donde necesitas hacer envíos grandes como por ejemplo 20.000, 40.000 u 80.000 mails, es usual que se te presente el caso contrario: tu segmento no es lo suficientemente grande.

Una primer forma de resolver esto es flexibilizando un poco los parámetros de los filtros. Siguiendo nuestro ejemplo, en el caso de las Clientas runners, podríamos tomar las que compraron en los últimos 5 meses en lugar de los últimos 4.

Puedes jugar con los filtros probando diferentes combinaciones de flexibilización.

Sin embargo recuerda que si los flexibilizas demasiado, corres el riesgo de incluir consumidoras que no estén interesadas en lo que vas a comunicarle, entonces no abran, lean y clickeen el mail y por lo tanto dañen tus métricas de warmup.

No te preocupes, la forma de resolver este caso es sumando más segmentos y newsletters para esos últimos días que necesitas enviar más volumen.

Por ejemplo, para el día 5 que necesitas enviar 20.000 envíos, podrías usar dos segmentos (y dos campañas). Suponte uno de 8.500 y otros de 7.200, y si, no importa que sea un poco menos de 20.000. De esta forma sigues el cronograma del warmup aumentando progresivamente el volumen y a la vez realizas comunicaciones relevantes para tus consumidoras.

El último paso de la preparación es evitar que un mismo cliente forme parte de más de un segmento, evitar que la sobrecontactes y que por este motivo tus métricas sean bajas poniendo en riesgo tu reputación como enviador. WoowUp te provee la función Frequency Cap que establece límites de contactabilidad para tus consumidores.

Debes configurar el Frequency Cap con la regla "Hasta un 1 email en 7 días.", esto hará que durante el warmup tus consumidoras no reciban más de un mail por semana, lo cual es razonable para esta etapa.

En este artículo te contamos los pasos para configurarlo: click aquí

Recuerda que el el proceso de warmup una vez comenzado debe ser monitoreado DIARIAMENTE en todos los KPIs. Si los números no son buenos, detente a analizar que puedes mejorar, haz esos cambios y solo entonces realiza el siguiente envío. De nada sirve hacer un warmup con malas métricas.

Esto es muy importante ya que el comienzo de una buena reputación para envíos de emails comienza con el warmup.